L'article vous détaille l'utilisation de la messagerie
- Création une nouvelle conversation avec un patient
- Consultation des messages
- Rédaction des messages et des messages prédéfinis
- Suppression des messages envoyés
- Message entre Pro
Réception des messages par le patient
Paramétrages des conversations
Présentation
La solution Glooko XT® propose un service de messagerie sécurisée avec l’ensemble des patients présents dans votre Tableau de suivi et ayant un compte patient, ainsi qu’une messagerie sécurisée entre Pros.
NB : la messagerie n’est pas accessible pour les patients ayant un “compte temporaire” ouvert uniquement sur la plateforme Pro Glooko XT®, lors du téléchargement de leurs données via le Transmetteur Glooko®.
Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur l’onglet Messagerie.
La Messagerie se divise en deux parties :
1 - La messagerie Patient
Il s’agit d’une messagerie listant tous les patients que vous suivez. Dans la messagerie Patient vous retrouvez :
- Tous les messages échangés avec vos patients
-
Tous les messages échangés entre Pro concernant un patient.
Pour chaque patient, le professionnel peut suivre plusieurs conversations impliquant le patient et… :
- … Vous : c’est un dialogue impliquant uniquement le patient et vous-même,
- … Tous ou une sélection des professionnels impliqués dans le suivi du patient
Plusieurs conversations peuvent être créées pour chacun des patients.
2 - La messagerie entre Pros
Cette partie de la Messagerie est strictement réservée aux professionnels de santé. Aucun patient n’a accès à cet espace.
Cet espace Pro est dédié à des conversations thématiques entre Pros, il vous permet de :
- Créer des groupes de discussion avec d’autres membres de la coordination d’un ou plusieurs patients
-
Échanger sur des sujets organisationnels, à titre d’exemple :
- La répartition des tâches
- Le suivi global de la télésurveillance (ex: facturation)
- La communication interne d’un hôpital, d’une équipe ou d’un cabinet
- Etc…
Consultation de la Messagerie
La liste de vos patients (pour la messagerie patient) ou la liste des conversations entre Pros (pour la messagerie entre Pros) apparaissent à gauche de l’écran.
Concernant la messagerie Patient, vous pouvez faire une recherche dans la liste des patients :
Par nom, prénom et email
Par type de diabète : “Type 1 & Type 2” et/ou “Grossesse” en cochant ou sélectionnant les cases
ASTUCE : lorsque vous êtes déjà sur le dossier de votre patient, vous pouvez à tout moment démarrer une conversation chat en cliquant sur le bouton flottant Dialoguez avec votre patient en bas à droite de l’écran. Une fenêtre s’ouvre pour démarrer la conversation, celle-ci reste ouverte, vous permettant de poursuivre la navigation dans le dossier du patient.
Création une nouvelle conversation avec un patient
-
Dans l’onglet Patient, sélectionnez le patient puis cliquez sur Créer une conversation.
-
Dans l’onglet Espace Pro, cliquez directement sur le bouton Créer une conversation, situé au-dessus de la liste des conversations.
Une pop-up s’ouvre, vous pouvez :
Ajouter un ou plusieurs professionnels,
Ajouter une ou plusieurs équipes,
Ou toute la coordination d’un seul clic.
Il est obligatoire de nommer la conversation.
Consultation des messages
La liste des conversations est classée par ordre alphanumérique, mais les conversations ayant des messages non lus se retrouvent en haut de la liste.
Une fois qu’une conversation est sélectionnée, le détail des échanges apparaît dans la partie de droite.
Pour chaque message posté, le nom de l’émetteur, sa profession ou l’intitulé Patient ainsi que l’heure d’envoi du message sont détaillés. Le message des Patients est valorisé en s’affichant avec un fond bleu clair.
Rédaction des messages et des messages prédéfinis
Rédigez votre message dans le champ dédié. Puis, cliquez sur le bouton de la flèche pour envoyer votre message.
Mise en forme : il est possible de mettre en forme votre message et d’envoyer des émoticônes, en cliquant sur les boutons de la barre d’édition.
Outils de communication : trois icônes situé en bas à gauche du champ de rédaction du message vous permettent d’optimiser les échanges :
Envoi de fichiers : cliquez sur l’icône pour partager des documents, images, ou autres fichiers. Si vous cliquez sur Message entre pros ces fichiers attachés seront visibles uniquement par les professionnels membres de cette conversation.
Note entre professionnels : vous pouvez documenter des éléments importants de la conversation dans le dossier patient (alertes, décisions, observations…). Ces notes ne sont visibles que par les professionnels.
Messages prédéfinis : vous pouvez créer et enregistrer des modèles de messages pour gagner du temps, en cliquant sur l’icône Message prédéfini.
Une pop-up s’ouvre avec la liste des messages prédéfinis déjà enregistrés. Vous pouvez l’envoyer directement en cliquant sur l'icône Envoyer ou insérer le message dans le champ de rédaction du message de la conversation. Vous pourrez ainsi le personnaliser si nécessaire avant de l’envoyer.
En cliquant sur les 3 points verticaux situés au bout de la ligne, vous pouvez éditer le message prédéfinis ou le supprimer.
Cliquez sur le bouton Créer un nouveau message pour enregistrer un nouveau message prédéfini, en renseignant :
- Un titre
- Un contenu
Vous pouvez également enregistrer un message lorsque vous le rédigez directement depuis le champ de rédaction, en cliquant sur Enregistrer ce message à droite du champ de rédaction. Le message est alors sauvegardé dans la liste des messages prédéfinis.
Suppression des messages envoyés
Les professionnels de santé peuvent modifier ou supprimer un message qu’ils ont envoyé. Seul le professionnel qui a envoyé le message peut le modifier et le supprimer.
Particularité d’une conversation de l’onglet Patients :
Accès au dossier Patient :
Vous êtes redirigé vers le dossier Patient en cliquant sur le nom du patient en haut de la conversation.
Message entre Pro
Lorsque vous cochez la case Message entre Pro dans la barre de mise en forme du message, puis que vous l'envoyez, celui-ci est visible uniquement par les professionnels inclus à la conversation. Ainsi le patient ne le verra pas. Ces Messages entre Pros apparaissent avec un fond jaune dans la conversation.
Lorsque le bouton Message entre pro n’est pas coché, le message envoyé est visible par l’ensemble des membres de la conversation, dont le patient.
Vous avez la possibilité d’ajouter une note en cliquant sur le bouton.
NB : une fois qu’un patient est archivé, les messages envoyés via la messagerie par ce patient seront visibles uniquement par les médecins de ou des équipes qui le suivent. Les autres profils des membres de l’équipe ne recevront pas les messages.
Réception des messages par le patient
Du côté du patient, la Messagerie est accessible depuis l’app Glooko XT® et de l’interface MyGlookoXT. Si le patient a activé les notifications de l’app sur son smartphone, il sera averti que vous lui avez envoyé un message.
Si votre message a été lu par le patient, la coche verte apparaît à côté du message pour les professionnels de santé. En revanche, le patient ne peut pas savoir si un professionnel a lu son message.
Notification : message non lu
Lorsque vous avez des messages non lus, une notification (point rouge) apparaît sur l'icône Messagerie du menu latéral de gauche. La pastille rouge détaille s’il s’agit d’un nouveau message de la messagerie Patient ou de la Messagerie de l’Espace Pro. Cette notification est également visible à droite de la conversation, ceux-ci sont également en gras pour signaler une réponse non lue.
En outre, les patients dont vous avez un message non lu, sont placés en haut de la liste des patients.
Enfin, dans votre Tableau de suivi, la notification Message non lu apparaît dans la colonne notification, pour les patients qui vous ont envoyé un message et que vous n’avez pas encore lu.
NB : lorsqu’un message est reçu dans une conversation mise en sourdine, celle-ci est surlignée en gras et reste à sa position actuelle dans la liste (ordre alphabétique) et ne remonte pas automatiquement dans le haut de liste des messages.
Vous êtes notifiés uniquement lorsque :
un patient vous écrit
un pro écrit à l’équipe lorsque la fonction Message entre pros est activée
un message est envoyé dans l’onglet Espace pro
NB : pas de notification quand un autre professionnel répond à un patient.
Filtres des messages
Vous pouvez mettre en place des filtres pour être notifié de nouveaux messages de patients en sélectionnant uniquement les messages adressés à une sélection de destinataires :
Sélection des messages adressés à une ou plusieurs équipes
Sélection des messages adressés à un ou plusieurs médecins référents
Sélection des messages adressés à un ou plusieurs infirmiers/ières référents
Sélection des messages adressés à un ou plusieurs diététiciens/iennes référents
Une fois que vous avez sélectionné et enregistré un ou plusieurs filtres, les filtres actifs apparaissent au-dessus de la liste de patients.
Comment supprimer un filtre créé : en cliquant sur la croix à côté du nom du filtre vous pouvez supprimer le filtre.
IMPORTANT : lorsque des filtres sont actifs, les notifications de messages non lus correspondent uniquement aux messages visibles avec les filtres enregistrés.
Paramétrages des conversations
Vous pouvez avoir une action générale pour créer une conversation pour chacun des patients suivis par une équipe.
Rendez-vous dans le menu latéral bleu Équipe.
Dans la liste des équipes auxquelles vous appartenez, sélectionnez l’équipe que vous souhaitez voir apparaître automatiquement pour les patients liés à cette équipe.
Cliquez sur l’icône blanche Conversation au bout de la ligne.
Une fois créée, vous verrez apparaître une conversation avec cette équipe pour chacun des patients liés à cette équipe.
Pour un paramétrage spécifique à une conversation
Deux possibilités pour paramétrer une conversation :
Dans la liste des conversations, cliquez sur les trois points verticaux situés à droite de chaque conversation.
-
Dans la conversation, cliquez sur les trois points verticaux situés à droite en haut de la conversation.
Vous accédez à un menu :
Paramètres : une fenêtre s’ouvre vous donnant accès aux informations concernant la conversation et la possibilité de les modifier. :
Concernant les Membres de la conversation, si vous cliquez sur Modifier une fenêtre s’ouvre vous permettant de :
Ajouter un nouveau membre (uniquement les professionnels appartenant à la coordination du patient)
Ajouter une nouvelle équipe (uniquement les équipes appartenant à la coordination du patient)
Désactiver les notifications : chaque professionnel peut mettre en sourdine une conversation, afin de ne plus recevoir de notifications pour cette conversation, tout en continuant à y avoir accès.
Voir les membres : vous accédez directement à la fenêtre Membre de la conversation
Supprimer la conversation
Il est possible de retirer un membre ajouté individuellement
- Il n’est pas possible de supprimer un membre ajouté via une équipe, afin de préserver la logique d’équipe
- Seul le créateur de la conversation peut la supprimer
Visioconférence
Vous avez la possibilité d’organiser une visioconférence avec vos patients.
1 - Dans le menu de gauche, cliquez sur Messagerie.
2 - La liste de vos patients apparaît à gauche de l’écran, dans l’onglet Patient. Sélectionnez le patient avec qui vous souhaitez communiquer. Vous avez la possibilité de le rechercher dans le champ situé en haut de la liste de patients.
3 - Cliquez sur le bouton Démarrer un appel vidéo.
4 - Puis, cliquez sur le bouton Rejoindre qui vient de se créer dans la partie conversation de la page. La visioconférence va démarrer dès que votre patient va se connecter depuis l’app Glooko XT®.
Besoin d'aide? Nous sommes là pour vous: support-xt@glooko.com.